Комплексная автоматизация менеджмента и управление учетом


Для серьезных компаний эффективность менеджмента – главная забота как собственников бизнеса, так и самих управленцев.
Для хорошего менеджмента характерно «сквозное целеполагание» - когда на каждом уровне управления есть не оторванные локальные цели и задачи, а глобальные стратегические цели, которые декомпозированы на задачи и подзадачи для каждого подразделения и даже исполнителя. При этом к целям запланированы и необходимые действия, ресурсы, периодически подводятся промежуточные итоги и корректировки планов и ресурсов.
Построить такую систему без автоматизации бизнес-процессов и структурированного управленческого учета невозможно.
Часто можно услышать – «Мы получаем управленческий учет на основе бухгалтерского». Это самообман, он означает, что в такой компании просто отсутствует управленческий учет. Бухгалтерский учет – это учет постфактум, это «глаза на затылке». На основании такого учета очень трудно идти вперед. В таком видел учета отсутствуют механизмы планирования, нет механизмов проектного управления. На основании бухгалтерского учета управлять серьезным планом развития невозможно.

Полноценная система должна как минимум содержать следующие блоки и функционал:

1. Управление продажами и маркетингом
  • Управление клиентской базой
  • Управление продавцами
  • Управление продвижением
  • Управление ценами
  • Управление продуктами
  • Планирование продаж
2. Логистика
  • Управление запасами
  • Управление закупками
  • Управление отгрузками покупателям
  • Складская обработка
  • Таможенная обработка
3. Управление персоналом
  • Функциональная структура
  • Штатное расписание, зоны ответственности, должностные инструкции
  • Учет рабочего времени
  • Оплата труда и мотивация
  • Управление набором персонала
  • Управление обучением персонала
4. Управление финансами
  • Проведение взаиморасчетов
  • Платежный календарь Cash-Flow
  • Управление кредитным портфелем
  • Управление дебиторской задолженностью
  • Управление партнерскими программами с банками
5. Управление производством и проектированием (для производственных предприятий)
  • Производственное планирование и управление
  • Производственный учет
  • Управление НИиОКР
6. Бюджетирование
  • Управление структурой бюджетирования – Центры доходов, Центры затрат, Центры финансовой отчетности, Проектное бюджетирование
  • Бюджеты затрат подразделений
  • Нормирование и внутренняя тарификация затрат
  • Бюджеты доходов – расходов подразделений
  • Инвестиционный бюджет
  • Корпоративный баланс компании
7. Бухгалтерия
  • Учет всех хозяйственных операций и первичные документы к ним
  • Расчет налогов и сдача отчетности
8. Сервис и рекламации
  • Гарантийные обязательства перед клиентами
  • Гарантийные взаимоотношения с поставщиками

Данная структура не претендует на полноту и всеохватность, и граница между функционалом различных блоков весьма условна. Система должна подстраиваться и под сложившуюся практику предприятий, например, вопрос ценообразования может быть в разных предприятиях в компетенции разных подразделений – от отдела продаж до бухгалтерии или отдела закупок.
Отдельно хотелось бы выделить принципиальные моменты управленческого учета, которые в значительной мере определяют успешность его внедрения и полезность в компании.
1. Фиксирование всех хозяйственных операций в системе в момент совершения. Проведение платежей, поступлений, отгрузок оплата затрат – все операции фиксируются в момент их совершения. Чем больше разрыв во времени между событием и фиксацией его в системе, тем выше вероятность ошибок.
2. Функциональная полнота первичных данных. Формы ввода должны содержать все необходимые поля, чтобы в одном месте фиксирования хозяйственной операции в систему попадали данные необходимые для всех разрезов управленческого учета – проект, подразделение, исполнитель, раздел бюджета и т.п. Такие формы поначалу могут казаться избыточными – но эта реальная необходимость. Кроме того – многие поля могут быть настроены на автозаполнение (например, выбрав исполнителя – система сама заполнит подразделение и т.п.).
3. Изменяемость структуры управленческого учета. Система должна быть гибкой, позволяя перестраивать Центры учета, Центры Доходов, Центры затрат, Проекты, Структуру компании, Бюджетную политику. Система должна адаптироваться под изменения компании, а не компания подстраиваться под систему. Нормально, когда структура управленческого учета ежегодно меняется на 15-20%, и раз в 5-7 лет проходит радикальная модернизация управленческой структур на 50-70%. За 5-7 лет проходят или радикальные изменения внутри компании, или существенные изменения внешней среды – рынок, технологии, конкуренты, либо же изменения затрагивает обе сферы.
4. Целеполагание строиться по принципу «ПЛАН-ФАКТ». Это основное отличие от бухгалтерского учета, где функция планирования отсутствует. И если, к примеру, проектный подход или выделение бизнес-направлений в рамках бухгалтерского учета – с трудом, но возможны (путем введения субсчетов), то управленческий учет строится на планировании показателей и их сверки с планом. При этом, опять же, правильно построенная система управленческого учета позволяет верификацию «ПЛАН-ФАКТ» делать в реальном времени, а не по окончанию отчетного периода.
5. Композиция и декомпозиция показателей - подразумевает, что план продаж по компании – это сумма планов продаж по бизнес-направлениям или проектам. Бюджет затрат компании – это сумма бюджетов затрат подразделений. При этом точность до копейки не принципиальна, но расхождения должны быть не принципиальными.
6. Возможность оперативной корректировки плановых показателей. Здесь работает святое правило – ПЛАН НИЧТО – ПЛАНИРОВАНИЕ ВСЕ! И приоритетом системы должна быть – возможность оперативной корректировки, а не сверх точность планирования.
7. Возможность доработки автоматизированных рабочих мест – до реально УДОБНЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ РАБОЧИХ МЕСТ. Если в цепочке бизнес процессов, проходящих через множество рабочих мест, хотя бы в одном месте станет критично неудобно работать – будет нарушен весь процесс. Критично важно иметь возможность доработки системы до удобной!
Для реализации этих принципов мы используем концепцию автоматизации процессов – через автоматизацию конкретных рабочих мест, когда функционал процесса распределяется и автоматизируется по четким рабочим местам, с формализацией переходов с этапа на этап и четким регламентом действий на каждом этапе, на каждом рабочем месте. Для этого система должна иметь специальные коммуникационные возможности. Мы предлагаем следующие механизмы и возможности системы:

1. Сообщения



Механизм сообщений позволяет находясь в своем АРМ отправлять сообщения любым пользователям системы. При этом можно отправлять сообщения как по электронной почте (в рабочем месте есть закладка Сообщения – входящие и исходящие), так и из любого объекта системы – заявки клиента, карточки товара, карточки клиента, и т.п. При этом сообщение попадет к авторам в рабочее место, а вся переписка сохранится со связанным объектом. При этом из сообщения можно сразу перейти в связанный объект. Это крайне удобно. Например, снабженец увидел, что в заявке клиента продавец поставил неверный срок поставки – он прямо из заказа напишет сообщение продавцу. Продавец, получив сообщения, увидит тот связанный объект - заявку клиента, и прямо из сообщения перейдет в заявку. Такая система позволяет детально разобраться в конфликтных ситуациях и улучшает качество деловые коммуникации.

2. Механизм согласований



Механизм согласований представляет собой систему, которая настраивается следующим образом: Объект согласования (заявка, договор, служебная записка), граничные условия согласования (например, скидка ниже прайса, отсрочка на сумму выше чем …), при нахождении параметра согласования вне границ условия включается механизм согласования, и маршрутизация согласования – при каких условиях к какому сотруднику из этого документа уходит специальное сообщение о согласовании. При этом запрос на согласование выглядит в системе как специальное сообщение, к которому прикреплена ссылка на связанный объект. Из этого сообщения согласовывающий может перейти в объект согласования и непосредственно - провести согласование. Механизм согласований может быть, как и сообщение, подшит к любому динамическому объекту – заявка клиента, служебная записка, заявка на закупку, выдача средств под отчет и т.п.

3. Механизм подшивки файлов



Механизм может быть подключен практически к любым выбранным объектам – заявка, карточка клиента, карточка товара и т.п. Можно подшивать сканы договоров, накладных, счетов фактур, можно подшивать голосовые файлы переговоров с клиентами. При этом физически файл перемещается в файловое хранилище, а в объекте храниться ссылка, позволяющая моментально его открыть. При таком решении может быть организован прямой доступ к файлам – не через АРМ. Организовав хранилище с тегами, можно сделать удобное файловое пространство прямого доступа, например, юрист может ввести тэг – договоры – продажи и указать период и получить список договоров за указанный период (не входя в АРМ) и заявки клиентов к которым подшиты эти договоры.

4. Механизм поручений



Механизм позволяет ставить поручения подчиненным и себе самому, после чего эти поручения оказываются в дневнике исполнителя на его рабочем месте. При этом поручение может иметь также связанный объект – заявка, карточка клиента и т.п. Кроме того, можно настроить систему поручений по функциональному подчинению. Например, по кадровым вопросам, руководитель отдела персонала может ставить поручения всем другим руководителям отделов и т.п. Так же может быть настроен механизм оповещения об исполнении поручений.

5. Механизм разграничения доступа к данным



Механизм позволяет сделать систему допуска к документам и отчетам практически любой сложности. Например – менеджер по продажам сможет видеть заказы и иметь доступ к клиентам только по закрепленной за ним территории. Кроме того, механизм разграничения доступа позволит оперативно дать полномочия одного сотрудника другому – в случае отпуска, болезни и т.п.
Задать вопрос
Заказать БЕСПЛАТНУЮ
презентацию